为了规范政府扶持资金使用，保证设备采购过程的公平透明，提高采购设备的使用效率和科学管理，特制定本管理办法。

一、设备的采购

1、政府扶持资金采购的设备数量、品种必须与项目立项书完全一致，不得随意增减和改变。

2、由于学院不设立专门的设备采购部门，所以设备采购由项目组和所在部门负责自行采购。

3、若设备金额小于5万元，由项目组和所在部门填写设备请购单（附件一），报实习实训处按项目立项书核准审批后，即可采购。在与厂商洽谈价格时至少要有2人以上参与。

4、若设备单价或同一项目在同一商（厂）家采购的设备总价大于等于5万元，必须公开招标后方可进行采购。（程序见附件二）

二、设备验收、登记

1、采购单位在收到供货厂商发给的货物后，应尽快组织有关人员进行开箱验收工作，大型仪器设备或进口仪器设备到货后，采购单位应通知实习实训处派人一起在场进行验收，并按照规定填写好“新桥学院设备验收单”。

2、采购设备作为学院固定资产由资产部门统一登记造册。每一台设备均应有统一编号，以便管理。

3、合同执行完毕后，采购单位凭设备请购单或招标书和购销合同书、设备验收单、发票到财务办理报销手续。

4、采购单位的相关人员应做好资料的整理工作，完成相关资料的归档工作，并进行登记存档。

三、设备使用管理

1、每套设备均应有专人保管，使用地点应该固定，如需变动需经过学院批准，大型设备应有专人通过培训方能专职操作。

2、设备使用、维修情况必须有详细记录，学院要对设备的完好率和使用效率进行统计考核。

本试行办法和附件解释权属实习实训处。本条例从2013年4月1日起试行。

    附件一：上海新侨职业技术学院设备请购审批表

    附件二：新侨学院设备采购招投标工作程序

    附件三：上海新侨职业技术学院设备验收单

 

 

上海新侨职业技术学院

二〇一三年三月十八日

                                                   

 

附件一：

 

上海新侨职业技术学院设备请购审批表

 

请购单位：                    请购日期：      年     月   日

设备 名称		型号 规格
生产厂		数量		总价
购 置 理 由	请购人：
经费来源项目编号		经费（项目）主管
实训处 意见		主管院长意见
备注

 

本表打印一式三份：请购单位、财务处、后勤资产管理各一份

附件二：

新侨学院设备采购招投标工作程序

 

根据新桥学院政府扶持资金的设备采购、使用管理办法要求，各系或部门需要购买政府扶持资金的仪器设备及批量物资总价超过5万元以上的采购工作，必须通过学院网站或政府采购网进行公开招投标。为规范招投标之工作，特制定本招投标工作流程，以规范仪器设备及总价过5万元以上批量物资的采购工作程序。

1、各系或部门需采购政府扶持资金的仪器设备及批量物资总价超过 5 万元以上的批量物资，采购单位应当在设备采购前充分做好仪器设备或所购物资的前期调研工作，了解所购物资的名称型号、规格品种、性能特性、工作指标、技术参数等各种数据；明确采购的数量、单价、总价以及产品的主要生产厂家（尽可能列表陈述三家以上）。

2、采购单位参照通用格式填写设备采购招标书，由实习实训处按项目立项书经复核审查批准后，按程序送学院网络管理中心在新桥学院网站上发布，或委托政府采购网站上网公开发布，进行公开招标。

3、对外发布招标文件后，针对每一事项的招标，采购单位应及时通知投标的厂商，原则上不少于 3 家以上，实习实训处接受投标商的投标文件。

4、在接收招标书规定的时间截止后，实习实训处对投标书进行整理核对，审核投标厂商的投标资格及相关资料，必要时对投标厂商进行实地考察，以便掌握第一手资料，确保招投标工作的顺利进行。设定开标日期，通知采购单位主管领导或代表和工作小组参加开标会。

5、按约定的开标日期按时开标，招标工作小组成员和采购单位代表到会参加开标会议，开标会议必须有 3个以上（包括3个）部门的成员参加会议。由采购单位的技术人员对采购设备的各项技术要求指标参数进行介绍，招标工作小组成员及采购单位的人员一起审阅标书，按照价格、性能比；售后服务等，选优确定中标厂商。

6、实习实训处做好开标会议记录，对每一事件、物品都必须分开记录，根据采购物资的重要程度，一般物品经半数以上参会人员同意后可以采购，重要物品（单件物品在 10 万元以上，或批量在 50 万元以上）的采购，如有反对意见，暂缓采购。待进一步考察论证，在下次开标会上做出说明后，进行复议表决，经半数以上参会人员同意后可以采购。表决未能通过的，必须重新组织招标。参加开标会议的人员都必须在开标记录单上签署自己的意见。

7、对开标会议决定进行技术谈判的采购，由采购单位人员进行技术谈判，也可以邀请其他部门的教师、技术人员或学校公认的专家进行谈判，并做好记录交实习实训处备案。

8、对开标会议决定进行价格谈判的采购，由实习实训处进行价格谈判，并聘请采购单位人员参加。在会议约定的范围内确定订货物品的价格（超过会议约定的价格不得进行采购），尽可能地降低价格成本，节约开支。

9、对于特殊设备只有一家厂商进行投标的，必须由采购单位做出情况说明，并进行上网公示，方可定标采购。

10、定标单位确定后，由实习实训处发出中标通知书，由采购单位的主管人员签订购销合同。

11、采购单位在收到供货厂商发给的货物后，应尽快组织有关人员进行开箱验收工作，大型仪器设备或进口仪器设备到货后，采购单位应通知实习实训处派人一起在场进行验收，并按照规定填写好“新桥学院设备验收单”。

12、合同执行完毕后，采购单位凭请购单或招标书和购销合同书、验收单、发票到财务办理报销手续。

13、采购单位的相关人员应做好资料的整理工作，完成相关资料的归档工作，并进行登记存档。

 

招标公告参考格式一：

上海新侨职业技术学院招标公告

招标编号：XQ-2013-××

各公司、厂商：

根据《中华人民共和国招标投标法》及有关法律法规和规章规定，上海新侨职业技术学院就××××××（项目名称）进行公开招标采购，欢迎具有资质和能力的单位前来投标。

一、设备需求

1. 项目名称：××××××

2. 招标项目

1) ××××××一台

2) ××××××一套

3) ××××××一块

3. 设备技术需求

1) ××××××

功能及指标要求	参数要求

 

2) ××××××

 

产品指标项	技术参数要求

 

3) ××××××

产品指标项	技术参数要求

 

二、投标方资质要求

1、具有独立企业法人资格及相应经营范围，注册资金人民币300万元以上（含300万元）；

2、具有系统集成三级或以上资质；

3、如果供应商所提供的主要货物不是供应商自己制造的，供应商提供制造厂家的正式授权证明或提供合法获得该货物及售后服务支持的有效证明；

4、具有维护、维修技术人员，能提供良好的技术支持和售后服务；

三、设备报价

1.报价单位应根据设备需求的规定进行报价。

2.报价单位对设备需求中所列的设备进行报价。报价单位可以用技术规格等于或高于同类品种的设备进行报价。

3.进行报价的设备必须同时附设备图样，主要技术性能、主要技术指标和具体配置的书面资料。

4.报价以人民币报价。

四、交货时间

中标厂商须在合同签约之日起30天内保质保量交付所有设备和附件。

五、验收方式

项目完成后，由买方组织相关专家进行项目预验收。卖方保证系统的性能与合同相符。卖方负责派工程师到用户现场免费进行系统的安装调试，在系统整体建设完成后，买方认为合格后，签订验收报告。

六、付款方式

合同签订后一周内付30%，验收合格后付70%。

七、质量保证与售后服务

本项目须提供3年免费质保，系统软件提供免费升级。质保期内如零部件损坏或丢失，卖方应负责更换或补齐，质保期内上门免费维修维护。卖方应在接到买方通知后2小时内响应，并在24小时内负责修复完毕，其费用由卖方负担。

投标方必须提交质保期结束后的售后服务方案。

八、供货方式：

中标单位与上海新侨职业技术学院按招标文件规定签订购货合同，卖方根据买方提供的使用单位名称、地址以及设备品种、数量和时间等，按时送货到指定地点，并根据使用单位的要求调试合格，送货等费用应包含在报价中。

十、投标书内容及要求

投标单位提供加盖公章的投标书正本一份，副本三份。（投标方应将投标文件正本和副本分别用信封密封，并标明招标编号、投标货物名称、投标单位名称及正本或副本。如果投标文件通过邮寄递交，投标方应将投标文件用内、外两层信封密封。并在外层标明招标编号、投标货物名称、投标单位名称）投标书应包含以下内容：

1.投标书、投标一览表、投标分项明细表、偏离表，投标设备样本资料。

2.投标方资质文件、资格证明（法人代表授权书）、营业执照复印件、税务登记证明复印件、原生产厂商授权书正本及复印件等）。

3.质量、服务保证承诺书、备品备件、易损、易耗件清单和价格表等。

十一、投标截止时间，开标时间、地点

1.投标单位请在2013年×月×日下午3：00前将标书送达上海新侨职业技术学院实习实训处。

地址：上海市嘉定区外冈镇冈峰公路68号，邮编201806

联系人：张老师

电话：021-59581470

技术负责人： × 老师   电话：×××××          电子邮箱：×××××

2.开标时间：2013年×月×日上午10：00

3.开标地址：上海市嘉定区外冈镇冈峰公路68号行政楼会议室

 开标当场核验参加开标会议的投标人授权代表的授权委托书和有效身份证，确认授权代表的有效性，法定代表人出席开标会的要出示其有效证件。

 

招标公告参考格式二：

上海新侨职业技术学院招标公告

招标编号：XQ-2013-××

各公司、厂商：

　　上海新侨职业技术学院××系因××××需要，需购买“××××××”，现在网上公开招供应商，欢迎各单位参与投标。

　　一.招标物品与技术指标

　　1 、×××××一个

　　频率范围：×××××Hz

　　动态响应范围：×××××

　　温度范围：×××××

　　×××××：×××××

　　×××××：×××××

　　×××××：×××××

　　2 、×××××两个

　　频率范围：×××××Hz

　　动态响应范围：×××××dB

　　温度范围：×××××C

　　温度影响因子：×××××

　　压强影响因子：×××××

　　湿度影响因子：×××××

　  二.相关要求：

　 　1.交货期：合同签订后60个工作日内交货；

　 　2.安装调试：供应商在产品交付时应免费提供产品的上门安装、调试，并交付使用；

　 　3.技术服务及培训：供应商在交付产品后，提供免费培训服务；

　　 4.验收标准和方法：供应商提供元件清单，现场安装、调试完毕后，买方5个工作日内组织验收，供应商制作验收备忘录，买方签署验收意见。

　　 5.质量保证和售后服务要求：12个月内免费保修，供应商在产品出现故障后，应能够技术响应进行处理；并说明技术支持标准；出现故障报修后24小时内有响应。

　　三.其他

供应商提供相关的书面资质文件，标书提供正、副本。
　　技术负责人： × 老师   电话：×××××          电子邮箱：×××××

招标截止时间：2013年 × 月 × 日上午10：00（标书一式二份必须封存盖章并注明招标号）

标书请寄：上海新侨职业技术学院实习实训处(上海市嘉定区外冈镇冈峰公路68号，邮编201806)

　  联系电话（传真）：021-59581470 张老师  徐老师

                                  

上海新侨职业技术学院设备招标领导小组

2013年   月    日

 

注：招标公告格式仅供参考，特别是上述阴影内容可根据需要而增减改写。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件三：

 

上海新侨职业技术学院设备验收单

 

使用单位：                            日期：    年     月   日

名称

型号

单位

数量

单价

总价

制造国别

制造厂名

出厂 日期

产品编号

供应单位

到校 日期

发票号及日期

附单据    张

主要规格与附件

检查记录

验收单位主管

验收人

经手人

财务处主管

固定资产主管

备注

 

本表打印一式三份：使用单位、财务处、后勤资产管理各一份